Prozessmanager*in (m/w/d) - Digitale Transformation

Stabsstelle des Rektorats:
Digital Office
Servicebüro Prozessmanagement

Wir suchen ab dem 01.01.2027 unbefristet in Vollzeit (39,83 Std./Woche = 100 %) eine*n

Prozessmanager*in (m/w/d) - Digitale Transformation

Sie haben Lust, Verwaltung neu zu denken und aktiv zu gestalten? Das Digital Office unterstützt das Rektorat bei der Gestaltung der digitalen Transformation und koordiniert zentrale Digitalisierungsaktivitäten und Projekte. Ein wichtiger Baustein ist das Servicebüro Prozessmanagement: Es unterstützt Organisationseinheiten dabei, ihre Prozesse systematisch zu analysieren, weiterzuentwickeln und nachhaltig zu verankern. Dazu entwickelt es hochschulweite Methoden und Standards, berät und qualifiziert Beschäftigte und stärkt die Vernetzung von Prozessverantwortlichen.

Sie begleiten Prozesse von der Analyse bis zur nachhaltigen Umsetzung und entwickeln gemeinsam mit den zuständigen Organisationseinheiten tragfähige Soll-Prozesse. Dabei identifizieren Sie Optimierungspotenziale und prüfen, wie Digitalisierung, Automatisierung und KI Prozesse sinnvoll unterstützen können. Sie moderieren unterschiedliche Anforderungen, begleiten die Umsetzung bis in den Regelbetrieb und befähigen Beschäftigte und Prozessverantwortliche zur eigenständigen Weiterentwicklung ihrer Prozesse. Ihre Erfahrungen bringen Sie in die Weiterentwicklung des hochschulweiten Prozessmanagements ein und arbeiten eng mit den Expert*innen für Organisationsentwicklung, Projekt- und Prozessmanagement im Digital Office zusammen.

• Umfang: Vollzeit
• Dauer: unbefristet
• Beginn: ab dem 01.01.2027
• Bewerben bis: 25.10.2026

Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungs­universitäten in Deutschland. Als reform­orientierte Campus­universität vereint sie in einzig­artiger Weise die gesamte Spann­breite der großen Wissenschafts­bereiche an einem Ort. Das dynamische Mit­einander von Fächern und Fächer­kulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleicher­maßen besondere Chancen zur inter­disziplinären Zusammen­arbeit.

Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Daher fördern wir die Zusammenarbeit heterogener Teams und den beruflichen Weg von Menschen, die in den jeweiligen Arbeitsbereichen unterrepräsentiert sind. Die RUB wünscht ausdrücklich die Bewerbung von Frauen. In Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind uns ebenfalls sehr willkommen.

• Sie erheben und analysieren hochschulweite Prozesse gemeinsam mit den zuständigen Organisationseinheiten, bilden Ist-Abläufe strukturiert ab und leiten daraus Schwachstellen und Optimierungspotenziale ab.
• Sie entwickeln Soll-Prozesse und beurteilen, wie Digitalisierung, Automatisierung und KI zu einfacheren und wirksameren Abläufen beitragen können.
• Sie begleiten die Einführung der neuen Prozesse in den zuständigen Organisationseinheiten, klären Verantwortlichkeiten, sorgen für eine verbindliche Dokumentation und stellen sicher, dass die Änderungen im Regelbetrieb ankommen.
• Sie konzipieren und führen Workshops und Schulungen durch, die Kolleg*innen in die Lage versetzen, Prozessmanagement im eigenen Arbeitsalltag sicher zu nutzen und Optimierungspotentiale eigenständig zu erkennen.
• Sie koordinieren Prozessvorhaben über Organisationsgrenzen hinweg und binden relevante Schnittstellen wie IT, Datenschutz, Informationssicherheit und Gremien frühzeitig ein.
• Sie wirken an der Weiterentwicklung von Methoden und Standards des hochschulweiten Prozessmanagements mit.
• Sie bewerten die optimierten Prozesse und passen die Lösungen fortlaufend an, indem sie Nutzer*innen aktiv einbeziehen.

Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium der Verwaltungs-, Wirtschafts- oder Sozialwissenschaften oder vergleichbarer Fachrichtungen.

Sie verfügen über mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Prozessmanagement und haben Prozesse eigenverantwortlich erhoben, analysiert, optimiert und erfolgreich in den Regelbetrieb überführt.

• Sie verfügen über fundierte Kenntnisse in der Prozessanalyse und -modellierung, idealerweise mit BPMN 2.0, sowie in Methoden der Prozessoptimierung.
• Sie haben Erfahrungen im Stakeholder-Management und haben Prozessvorhaben über mehrere Organisationseinheiten hinweg koordiniert und unterschiedliche Interessen zusammengeführt.
• Sie verfügen über Erfahrung in Digitalisierungs- oder Automatisierungsvorhaben; Erfahrungen mit dem Einsatz von KI-Anwendungen im Prozessmanagement sind von Vorteil.

Das zeichnet Sie aus:

• Ausgeprägte analytische und konzeptionelle Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, komplexe Abläufe strukturiert zu erfassen.
• Überzeugende Beratungs-, Moderations- und Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, unterschiedliche Perspektiven und Interessen zusammenzuführen und gemeinsam tragfähige Lösungen zu entwickeln.
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.

• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
• Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe
• 30 Tage Urlaub/Jahr
• Freistellung mit Gehalt am Heiligabend und Silvester
• Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
• Eine Beschäftigung an einer der größten Universitäten Deutschlands im Verbund der Universitätsallianz Ruhr
• Zusammenarbeit in einem engagierten und wertschätzenden Team
• Ein umfassendes Angebot zur Stärkung der Gesundheit am Arbeitsplatz
• Eine qualifizierte Einarbeitung